Memorandum GDPR

24.02.2024 - 17:37

Informace o zpracování osobních údajů u správce: 

Vyšší odborná škola pedagogická a Střední pedagogická škola, Litomyšl, Komenského nám. 22

Adresa pro dálkový přístup: vospspgs [at] vospspgs.cz
Datová schránka školy: 2qg39tt
Mobilní telefonní kontakty: 739 633 620

Správce osobních údajů tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů, včetně rozsahu práv subjektu údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů.

Správce zpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména tedy v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen GDPR) a dále v souladu s platnou národní legislativou, a to zákonem číslo 110/2019 Sb.

1.    Správce jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů:

 Ing. Milan Hausner, 773762293 (poverenec [at] eumat.cz)

2.    Právní základy pro zpracování osobních údajů:

Správce zpracovává osobní údaje na základě těchto právních základů:

  • plnění právní povinnosti Správce,
  • plnění smlouvy,
  • oprávněný a životní zájem Správce,
  • souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů.

3.    Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje podle níže uvedených scénářů. Podrobný rozpis jednotlivých scénářů je uveden v Záznamech o zpracování osobních údajů (Registr záznamů o zpracování osobních údajů). Ty jsou k dispozici u Správce.

  • Evidence ve školní matrice, včetně evidenčního/katalogového listu žáka související dokumentace.
  • Dokumentace žáka k přijímacímu řízení, včetně přihlášek, odvolání, rozhodnutí o nepřijetí i žádostí o přestup, ukončení, přerušení studia, uznání dosaženého vzdělání, prospěchové stipendium, individuální vzdělávací plán, odložená klasifikace.
  • Uvolnění studenta v době studijního období nebo žáka z vyučování.
  • Záznam o speciálních vzdělávacích potřebách žáka, včetně podpůrného opatření dokumentace ze školského poradenského nebo zdravotnického zařízení.
  • Individuální studijní plán a plán pedagogické podpory žáka.
  • Agenda související se školním řádem a školním vzdělávacím programem.
  • Posudek zdravotní způsobilosti, včetně zdravotního posudku studenta se zdravotním postižením. 
  • Prezentace školy a záznamy k historii školy.
  • Záznamy z různých typů porad a jednání operativních a pedagogických rad.
  • Evidence úrazů v knize úrazů a záznamy o úrazu včetně související dokumentace.
  • Agenda související s BOZ, BOZP a PO jak ze strany žáků, tak zaměstnanců.     
  • Online výuka včetně předávání některých údajů třetím stranám v průběhu výuky.
  • Školské služby (stravovací, ubytovací, včetně zájmového vzdělávání a vzdělávání studentů/žáků s podpůrným opatřením nebo žáků nadaných).
  • Další činnosti, které lze považovat za operace s osobními údaji (dodavatelé akcí souvisejících se ŠVP).
  • Další činnosti, které lze považovat za operace s osobními údaji (dodavatelé akcí nesouvisejících se ŠVP).
  • Personální a zaměstnanecká agenda (platy, účetnictví, FKSP, stáže, sociální a pracovní dokumentace).
  • Přístupová práva do elektronických systémů jak ze strany zaměstnanců, tak i žáků.
  • Zpracování osobních údajů subjektů, údajů v souvislosti s grantovými programy či dotacemi podle podmínek těchto programů.
  • Zpracování osobních údajů v souvislosti s epidemickou situací.
  • Obchodní, darovací a sponzorské smlouvy.
  • Kamerové systémy a jejich záznam.

4.    Zpracování zvláštních (citlivých) kategorií osobních údajů

Správce zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů subjektů údajů, a to vždy pouze na základě zákonného zmocnění žáka/zaměstnance a v souladu s čl. 9 GDPR, případně na základě souhlasu zákonného zástupce.

5.    Členění osobních údajů podle důvodu zpracování

  • Zpracování osobních údajů může také probíhat na základě oprávněného zájmu Správce. Takové zpracování může Správce provádět bez souhlasu subjektu údajů. Existenci oprávněného zájmu Správce vždy pečlivě posuzuje. Mezi takové zpracování patří:
    • údaje nezbytné k ochraně zdraví při školních činnostech,
    • zveřejňování prací – žákovských děl, textů, audiovizuálních děl podle autorského zákona včetně audiovizuálních záznamů reportážní povahy za podmínky, že žák (případně zákonný zástupce) prokazatelně nevyjádřil svůj nesouhlas s takovým úkonem vzhledem k zvláštnímu důrazu na ochranu práv žáka,
    • sestavování žáků do studijních skupin, tříd pro účely plnění ŠVP,
    • sdělení zákonných zástupců o osobách je zastupujících v péči o žáka v případě zřetele hodných,
    • sdělení o nepřítomnosti žáka na vyučování a účasti na ostatních akcích školy,
    • využití komunikačního kanálu pro předávání informací zákonnému zástupci, včetně přístupu do elektronických systémů.
  • Zpracování osobních údajů na základě smluvních podmínek znamená, že Správce zpracovává osobní údaje žáků, které jsou nezbytné pro plnění smluvních podmínek smlouvy. Sem patří například:
    • stravování žáků,
    • organizace zahraničních zájezdů mimo ŠVP,
    • zájmová činnost,
    • vzdělávání žáků s podpůrným opatřením nebo studentů/žáků mimořádně nadaných,
    • online pokladna.
  • Zpracování osobních údajů na základě uděleného souhlasu subjektů údajů znamená, že Správce zpracovává osobní údaje na základě uděleného souhlasu v těchto případech:
    • předávání osobních údajů organizátorovi akce nebo poskytovateli služeb při organizaci dalších činností, které nejsou přímou povinnou součástí školních osnov,
    • zveřejňování osobních údajů v rámci prezentace školy (s ohledem na přiměřenost zpracování, množství a provázanost osobních údajů),
    • psychologické, lékařské a jiné průzkumy a testování mezi žáky a jiné formy (slovní) hodnocení žáků, jejichž součástí by bylo uvedení osobních údajů žáka. V takových případech je vyžadován především individuální souhlas žáka nebo zákonného zástupce.

6.    Zdroje osobních údajů získávaných Správcem jsou převážně následující:

  • Osobní údaje zejména od subjektu údajů.
  • Správce může získávat osobní údaje i od jiných subjektů než subjektu údajů, a to v následujících případech:
    • na základě zmocnění stanoveného národním právem nebo právem Unie,
    • z veřejně dostupných zdrojů, zejm. informačních systémů veřejné správy nebo jejich částí, které jsou veřejnými evidencemi.

7.    Poskytování osobních údajů Správcem

Správce poskytuje osobní údaje dalším subjektům pouze v případě, že je k tomu zmocněn konkrétním právním předpisem. Příjemcem osobních údajů jsou zejména orgány veřejné moci či orgány místní samosprávy. Správce je také oprávněn při organizaci různých aktivit podle ŠVP (sportovní kurzy, vědomostní a sportovní soutěže, projekty, školní výlety a exkurze, tematické studijní cesty, ve kterých není škola sama jako organizátor, případně čerpá služby dodavatele) předat dodavateli za účelem plnění zákonem určených povinností osobní údaje nezletilých v nezbytném rozsahu. V ostatních případech je nutné mít souhlas zákonných zástupců.

8.    Předávání osobních údajů do třetích zemí či mezinárodním organizacím

Správce nepředává osobní údaje do třetích zemí či mezinárodním organizacím.  Pokud jsou osobní údaje předávány do třetích zemí (např. služební cesta), je vždy vyžádán souhlas subjektu údajů. U Správce se nerealizuje automatické profilování.

9.    Zajištění ochrany osobních údajů

Osobní údaje jsou pod stálou fyzickou, organizační i technickou kontrolou. Správce disponuje technickými, bezpečnostními a organizačními opatřeními, jimiž je zajištěna ochrana zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.

10.      Doba zpracovávání osobních údajů

Dokumenty obsahující osobní údaje jsou uchovávány dle skartačních lhůt nastavených spisovým a skartačním řádem Správce. Po uplynutí skartačních lhůt jsou osobní údaje buď skartovány, nebo předány k archivaci. Podrobný rozpis jednotlivých scénářů je uveden v Registru zpracování osobních údajů. Ten je k dispozici u Správce.

11.    Práva subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Každý subjekt údajů má právo na to být informován o zpracování svých osobních údajů. Tím se rozumí právo na určité informace o zpracování jeho osobních údajů, tak aby byla především naplněna zásada transparentnosti. Těmito právy jsou:

  • Právo na přístup k osobním údajům.
  • Právo vědět, jaké údaje subjektu údajů jsou zpracovávány, za jakým účelem, jak dlouho, kde Správce tyto údaje získal, zda a komu mohou být předány.
  • Právo na poučení o dalších právech týkajících se těchto údajů vyjádřené v tomto dokumentu s tím, že subjekt údajů může kdykoli požádat o doplnění.
  • Informace budou na základě žádosti subjektu údajů poskytnuty Správcem bez zbytečného odkladu v listinné i elektronické podobě podle způsobu, jakým subjekt údajů žádost podá. Takto podaná informace nesmí ovlivnit práva jiných subjektů osobních údajů.
  • Právo na opravu osobních údajů.
  • Právo požadovat opravu nepřesných či neúplných podkladů bez zbytečného odkladu.
  • Právo na omezení zpracování osobních údajů.
  • Právo požadovat, aby došlo k označení některých osobních údajů a tyto údaje nebyly nadále předmětem dalšího zpracovávání, a to po určitou dobu. Toto právo se uplatní na omezenou dobu v těchto případech:
    • po dobu ověření správnosti zpracovávaných osobních údajů,
    • zpracování je bez právního základu (např. nad rámec údajů, které jsme oprávněni zpracovávat), ale lze ze strany subjektu údajů předpokládat, že údaje v budoucnu poskytne na základě právních nároků subjektu údajů vůči Správci,
    • po dobu řešení námitky (o tomto právu viz další bod poučení). Pokud je zpracování omezeno, mohou být zpracovávány údaje jen se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby, ať již fyzické nebo právnické, nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.
  • Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Toto právo lze využít pouze v situaci, kdy Správce některé osobní údaje zpracovává ve veřejném zájmu či na základě oprávněného zájmu. Správce pak musí prokázat závažné oprávněné důvody k takovému zpracování (zejména právní nárok).
  • Právo stěžovat si u dozorového úřadu. Toto právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů je možné naplnit podáním prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v úvodu dokumentu. Aktuální kontakty jsou uvedeny na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů. Stížnost lze podat kdykoliv, kdy má subjekt údajů pochybnost o tom, zda jsou osobní údaje zpracovávány tak, jak by měly být, tedy neoprávněně nebo v rozporu s právními předpisy.
  • Právo na výmaz. Právo na výmaz osobních údajů lze uplatnit v odůvodněných případech. Výmaz se realizuje povětšinou tehdy, kdy zpracovávání údajů pozbylo právního důvodu, či byl odvolán souhlas se zpracováním. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění právních povinností Správce, účely archivace, či pro statistické účely, nebo určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.
  • Právo odvolat souhlas. Toto právo znamená, že souhlas ke zpracování osobních údajů lze kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu nicméně nebude nikterak dotčeno předchozí zpracování, které Správce prováděl před jeho odvoláním.

12.    Uplatnění práv

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva podání stížnosti či cokoliv jiného, lze využít kontaktní adresy Správce či adresy pověřence, které jsou uvedeny v záhlaví tohoto dokumentu. Takový podnět může být podán subjektem údajů, který je řádně identifikován (osobně, ověřením totožnosti, elektronickým podpisem).
Žádost bude vyřízena ve lhůtě nejdéle po dobu jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti požadavku lze tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění bude subjekt údajů informován.

Tento souhrn údajů k zpracování osobních údajů je podáván ve smyslu informační povinnosti Správce podle Obecného nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679 a ve smyslu Zákona č. 110/2019 Sb. v platném znění. Tento dokument je účinný od dne 1.03.2024